เวลาจัดทำระบบบริหารผลงานในองค์กร
ส่วนที่ยากในลำดับแรกๆ คือ การกำหนดหัวข้อ KPI (ตัวชี้วัด)
โดยเฉพาะ ในระดับหน่วยงานต่างๆ
การออกแบบหัวข้อประเมิน เป็นเรื่องไม่ง่ายเลย
ยิ่งเป็นองค์กรที่ไม่เคยทำระบบ บริหารผลงานด้วยแล้ว
ยิ่งหาหัวข้อ KPIที่สะท้อนผลงานจริงๆ ลำบากไม่น้อย
...............................................
หลักในการกำหนดหัวข้อ KPI ของแต่ละหน่วยงาน 
ควรมีองค์ประกอบต่างๆ ดังนี้
1. KPI ที่ได้รับการกระจากมาจาก KPI องค์กร
2. KPI ที่เป็นหน้าที่ของหน่วยงาน หรืองานสำคัญที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่น
3. KPI ที่เกี่ยวข้องกับ มาตรฐานต่างๆ เช่น ISO, Safety
4. KPI หัวข้อนโยบาย หรือ วาระสำคัญขององค์กร
หรือหัวข้อรับผิดชอบร่วมกันในองค์กร
ที่ทุกหน่วยงานต้องบรรจุ KPI หัวข้อนั้นๆ 
ไว้ในใบประเมิน เช่น โครงการต่างๆ
5. KPI ที่กำหนดเป็นเป้าหมาย ในการปรับปรุงระบบการทำงานของหน่วยงาน
6. KPI ที่กำหนดเป็นเป้าหมาย ในการพัฒนาบุคลากรในหน่วยงาน
.................................................
ประเด็นสำคัญคือ
KPI ที่เป็นหน้าที่สำคัญของหน่วยงาน 
หรืองานสำคัญที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่น นั้น
...
โดยมากหลายหน่วยงาน มักมีปัญหาในการออกแบบหัวข้อ KPI
ซึ่งไม่รู้จะมีหลักเกณฑ์อย่างไร ที่จะกำหนด KPI 
ได้อย่างเหมาะสม สะท้อนผลงานที่แท้จริงของหน่วยงาน
....
หลักในการกำหนด KPI หน่วยงาน
แบบพื้นฐานก็คือ
- หน่วยงานมีหน้าที่อะไร
- ผลที่คาดหวังของงานนั้นๆคืออะไร
- สามารถวัดผลได้อย่างไร
แต่ถ้าจะให้ กำหนดให้ครอบคลุม ครบถ้วน อย่างแท้จริง
ต้องไล่เรียงจากผังกระบวนการ หรือ Flow ของงาน
หรือผังแสดงการไหลของการทำงาน จากขั้นตอนหนึ่ง ไปสู่ขั้นตอนต่อไป
......................
โดย Flow ของงานนั้น เราจะแบ่งเป็น 3 ระดับ
1. Business Flow คือ ผังกระบวนการระดับองค์กร
ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรคู่ค้าอื่นๆ เช่น ลูกค้า , Supplier
2. Process Flow คือผังกระบวนการภายในองค์กร
ผังงานที่เชื่อมโยงกันของแต่ละหน่วยงาน ส่งต่องานกันเป็นลำดับขั้นตอน
ของทุกหน่วยงานในองค์กร
3. Work Flow คือผังการทำงานในหน่วยงาน ว่า
มีลำดับขั้นตอนอย่างไร
......................
และหากจะรวม Flow ทั้ง 3 ส่วนนี้เข้าด้วยกัน
เพื่อให้เห็นภาพรวมผังการทำงานทั้งหมด
ทั้งในและนอกองค์กร 
เราจะเรียกผังนี้ว่า Process Mapping
....
Process Mapping เป็นผังกระบวนการ
ที่มีประโยชน์ในการทำงานอย่างมากมาย
ตั้งแต่ ออกแบบ กระบวนการทำงาน ขององค์กร
ใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการ 
ใช้เป็นสื่อในการอธิบาย การประสานงานของแต่ละหน่วยงาน
หรือยังนำไปต่อยอด ในเรื่องของ การบริหารจัดการทรัพยากร
และกำลังพล หรือแม้กระทั้งงบประมาณอีกด้วย
....
ประเด็นคือ หลายองค์กร หรือแทบทุกองค์กร
มีการจัดทำ Process Mapping ไว้อยู่แล้ว
แต่ที่น่าเสียดาย คือ ส่วนมากใช้ประโยชน์จากผังกระบวนการนี้น้อยมากๆ
ทั้งที่มันเป็นเครื่องมือที่ช่วยสื่อสาร ป้องกันและแก้ปัญหา การทำงานในองค์กร
ได้เกือบทุกระบบ แต่น้อยนักที่จะนำมาใช้แระโยชน์
...
และที่สำคัญ แทบไม่มีองค์กรไหน นำ Process Mapping
มาใช้ประโยชน์ ช่วยในกระบวนการ กำหนด KPI เลย
ดังนั้นองค์กรส่วนใหญ่ ก็เลยเกิดปัญหา ในการกำหนดหัวข้อ KPI
โดยเฉพาะ หัวข้อที่เกี่ยวข้องกับงานที่เป็นรอยต่อระหว่างหน่วยงาน
มักเกี่ยงกันไปมา KPI ข้อนี้ของเธอ ไม่ใช่ของฉัน ... บลาๆๆ 
...
เพราะส่วนมาก นอกจากไม่มีการกระจาย KPI จากองค์กรอย่างถูกต้องแล้ว
ก็ยัง แยกแผนก เขียน KPI ของใครของมันอีกด้วย
ผลสุดท้ายก็เลยได้ KPI แบบส่วนตัวๆ ของใครของมัน
หน่วยงานใคร หน่วยงานมัน
...
วันนี้เลยอยากจะ เชิญชวนให้ แต่ละองค์กร
ทบทวน นำผังกระบวนการนี้ มาใช้ประโยชน์ให้มากขึ้น 
โดยเฉพาะการกำหนด KPI อย่างไรไม่ให้ตกหล่นในหัวข้อสำคัญๆ
เพราะโดยหลักการแล้ว ไม่ว่าจะเป็นผังกระบวนการ
หรือ ระบบบริหารผลงาน
ถ้านำมาใช้อย่างถูกวิธีแล้ว
สามารถสร้างประโยชน์ พัฒนาผลงานขององค์กร
ให้ดีขึ้นได้อย่างมากมาย เลยทีเดียว
....
ส่วน ตัวอย่างการกำหนด KPI จาก Work Flow นั้น
จะมาแชร์ให้ฟังในบทความต่อไปครับ
......................................
แล้วคุยกันใหม่ครับ